Privacy policy
Politique de confidentialité des données
Les traitements de données à caractère personnel par Fedagrim asbl (ci-après « les données ») sont soumis à la loi, en particulier le règlement UE 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, ci-après dénommée « la règlementation vie privée ».
La présente politique de confidentialité des données s’applique aux événements suivants organisés par Fedagrim : Agribex, PotatoEurope (édition belge), Démo Vert et Démo Fenaison », ci-après dénommé « l’événement »
Responsable du traitement
Fedagrim asbl, Avenue Jules Bordet 164 bte 4, 1140 Bruxelles
Tél : +32.(0)2/262.06.00
Email : privacy@fedagrim.be
A qui s’adresse notre politique de protection des données ?
Cette politique s’applique à
- Les exposants, anciens exposants et futurs exposants potentiels à l’événement ;
- Les visiteurs, anciens visiteurs et futurs visiteurs potentiels de l’événement ;
- Les contacts presse, relations publiques, jury et conférenciers ;
- Les personnes qui nous contactent pour obtenir des informations à propos de l’événement;
- Les fournisseurs auxquels nous faisons appel dans le cadre de l’événement
Catégories de données traitées
Nous pouvons traiter les types de données suivantes, dépendant de notre relation avec vous :
Exposants, anciens exposants et futurs exposants potentiels à l’événement
Notamment :
- Nom, prénom, sexe, langue, fonction
- Adresse postale, téléphone, fixe et/ou mobile, adresse email, fax
- Les informations relatives à votre entreprise : dénomination, forme juridique, adresse postale, téléphone, fixe et/ou mobile, adresse email, votre numéro de TVA et d’entreprise, secteur d’activité, numéro de compte
- Evénement dans le cadre duquel vous (ou votre société) avez été exposant
- Evénement pour lequel vous avez manifesté un intérêt ou qui pourraient être susceptible de vous intéresser
- Informations transactionnelles (informations relatives à votre stand : type, taille, emplacement, composants,…, conditions contractuelles, prix, informations de paiement, éventuelles factures non payées, historique de paiement, etc.)
- Nombre de visiteurs qui ont utilisé votre code-barre pour participer à l’événement
- Si vous participez à notre concours « Sélection des nouveautés », les informations que vous nous communiquez dans le cadre de votre dossier de participation
- Informations relatives à un sponsoring à notre événement
- Toute information que vous nous avez donnée volontairement (par exemple dans le cadre d'enquêtes de satisfaction et/ou des inscriptions sur notre site et/ou de questions que vous nous avez posées).
- Date d’enregistrement des informations et sources
Visiteurs, anciens visiteurs et futurs visiteurs potentiels de l’événement
Notamment
- Nom, prénom, sexe, langue
- Adresse postale, téléphone fixe et/ou mobile, adresse email
- Les informations relatives à votre entreprise : dénomination, forme juridique, adresse postale, téléphone fixe et/ou mobile, adresse email, votre numéro de TVA et d’entreprise, secteur d’activité
- Evénements que vous avez visités ou auxquels vous vous êtes inscrit,
- Evénements pour lesquels vous avez manifesté un intérêt ou qui pourraient être susceptibles de vous intéresser
- Lorsque vous utilisez un code-barre, les informations liées à sa provenance (ex : code-barre lié à un exposant, à la publicité d’un magazine, à notre site internet,…)
- Informations transactionnelles (informations relatives l’événement, si vous êtes un visiteur payant ou invité, historique de paiement,…)
- Toute information que vous nous avez donnée volontairement (par exemple dans le cadre d'enquêtes de satisfaction et/ou des inscriptions sur notre site et/ou de questions que vous nous avez posées).
- Date d’enregistrement des informations et sources
Contacts presse, relations publiques, jury et conférenciers, personnes qui nous contactent pour obtenir des informations à propos de l’événement (ci-après dénommés « Nos contacts »)
Notamment
- Nom, prénom, sexe, langue, fonction
- Adresse postale, téléphone, fixe et/ou mobile, adresse email
- Les informations relatives à votre entreprise : dénomination, forme juridique, adresse postale, téléphone, fixe et/ou mobile, adresse email, votre numéro de TVA et d’entreprise, secteur d’activité
- L’événement auquel vous avez participé ou participerez et à quel titre (jury, orateur,…)
- Evénements pour lesquels vous avez manifesté un intérêt ou qui pourraient être susceptibles de vous intéresser
- Toute information que vous nous avez donnée volontairement (par exemple dans le cadre de questions que vous nous avez posées).
- Date d’enregistrement des informations et sources
Fournisseurs auxquels nous faisons appel dans le cadre de l’événement
Notamment
- Nom, prénom, sexe, langue, fonction
- Adresse postale, téléphone, fixe et/ou mobile, adresse email, fax
- Les informations relatives à votre entreprise ou à l’entreprise pour laquelle vous travaillez : dénomination, forme juridique, adresse postale, téléphone, fixe et/ou mobile, adresse email, votre numéro de TVA et d’entreprise, numéro de compte
- Informations transactionnelles (contrat conclu, contenu des prestations attendues ou effectuées prix, événement concerné, informations de paiement, historique de paiement, litiges éventuels, etc.)
- Date d’enregistrement des informations et sources
Information liées aux cookies ou autres techniques similaires
Lorsque vous visitez notre site web, nous pouvons collecter des informations provenant de nos cookies. Pour plus d’informations sur cette utilisation spécifique, voir notre « Cookie policy » sur notre site web.
Informations provenant de tiers
Nous pouvons également collecter des informations vous concernant provenant de bases de données externes (par exemple dans les catalogues d’exposants d’événements similaires, sur vos sites web, via votre importateur si vous êtes un de ses distributeurs, via la Banque carrefour des Entreprises ou via des sociétés spécialisées dans le commerce de données ou des plateformes de media sociaux) afin de mettre vos données à jour ou vous envoyer de la publicité personnalisée.
Utilisations de vos données et bases légales
Avec votre autorisation (base légale : article 6a de la règlementation vie privée), nous collectons et traitons des données en vue des objectifs concrets suivants :
- Pour traiter votre demande lorsque vous envoyez une demande de renseignements;
- Pour vous envoyer notre newsletter ou autre communications de marketing direct que vous avez accepté de recevoir par e-mail ;
Tout consentement donné pourra être retiré à tout moment en prenant contact avec nous conformément à la procédure mentionnée dans le paragraphe « exercice de vos droits »
Dans le cadre de demandes d’offres ou l’exécution de votre contrat (base légale : article 6b de de la règlementation vie privée) :
- Pour vous faire une proposition de contrat (exemple : votre contrat d’exposant), conclure, exécuter et contrôler le contrat (gestion générale des contrats) ;
- Pour mentionner vos données dans le catalogue de notre événement en transférant vos données à notre éditeur;
- Pour assurer la gestion des entrées, des billets et des visiteurs de l’événement;
- Pour assurer la gestion de la sécurité pendant l’événement
- A des fins comptables et de récupération de créances
- Afin de lutter contre les fraudes éventuelles, les délits et les infractions éventuelles et assurer la gestion des litiges et procédures juridiques éventuelles
Lorsque nous avons un intérêt légitime, dans le cadre de nos activités de marketing. Certains des traitements de vos données sont en effet nécessaires à la réalisation de nos activités. Dans ce cas, nous veillons toujours à respecter un équilibre entre cet intérêt légitime et le respect de votre vie privée (base légale : article 6f de la règlementation vie privée) :
- Pour vous envoyer des communications de marketing direct par email sur base de votre consentement implicite parce que vous êtes un de nos clients (visiteurs qui ont acheté un ticket d’entrée ou dont le ticket d’entrée a été payé par un tiers, exposants, …) et que nous avons reçu votre adresse électronique de votre part. Vous avez la possibilité de vous opposer à cette utilisation de votre adresse e-mail à tout moment et gratuitement.
- Afin de vous contacter à des fins de marketing direct via d’autres moyens de communication qui ne nécessitent pas votre consentement préalable
- Pour des demandes de sponsoring
- Afin de centraliser, combiner et enrichir vos données à l’aide d’informations utiles provenant de partenaires externes
- Afin de vous contacter dans le cadre d’enquêtes de satisfaction ou d’études de marché
- Si vous faites partie de Nos Contacts, afin de vous envoyer nos communiqués de presse ou toute autre information utile concernant notre événement
- Afin d’améliorer nos produits ou services, adapter nos événements, sites web ou applications mobiles selon les préférences de nos visiteurs, exposants, contacts ou prospects.
- Afin de lutter contre les fraudes éventuelles, les délits et les infractions éventuelles et assurer la gestion des litiges et procédures juridiques éventuelles
Afin de satisfaire aux obligations légales auxquelles nous sommes soumis (base légale : article 6c de la règlementation vie privée) :
Dans certains cas, nous sommes également soumis à des obligations légales imposant le traitement et/ou la transmission de certaines données personnelles aux administrations ou institutions déterminées par la loi.
Transmission de vos données à des tiers
Vos données peuvent être communiquées à des tiers dans les cas suivants :
- A nos sous-traitants dans le cadre de prestations pour notre compte (exemple billetteries externes, éditeur de catalogue, prestataires de services liés aux stands, agence de publicité, prestataires informatiques, clouds, sociétés de récupération de créances …) et uniquement sur base de nos instructions.
- A nos partenaires en logistique et événements
- A nos éventuels ayant-droit
- A certaines autorités dans le cadre du respect de nos obligations légales
Transmission de données en dehors de l’Union Européenne
Vos données ne sont pas transmises en dehors de l’Union Européenne
Durée de conservation de vos données?
Vos données sont conservées pour les durées suivantes :
| Catégories de personnes concernées | Durée de conservation |
|---|---|
|
Prospects exposants/sponsors |
La durée de conservation peut varier selon la fréquence d’organisation de nos événements:
|
| Exposants/sponsors | Vos données sont conservées pendant 10 ans à compter du dernier événement auquel vous avez participé Cette durée de conservation ne s’applique pas si vous êtes redevable d’une dette non payée. Dans ce cas, vos données sont conservées tant que la dette n’est pas payée. |
| Jury/orateurs | Vos données sont conservées pendant 10 ans à compter du dernier événement auquel vous avez participé |
| Visiteurs/personnes inscrites à l’événement sans s’y être présentées | Vos données sont conservées pendant 10 ans à compter du dernier événement auquel vous avez participé |
| Newsletter | Vos données sont conservées jusqu’à ce que vous nous demandiez à ne plus recevoir nos newsletters |
| Contacts presse, relations publiques | Vos données sont conservées tant que vous exercez la fonction pour laquelle vous êtes enregistré comme contact presse/relation publique |
| Fournisseurs | Vos données sont conservées pendant 10 ans à dater de la fin de votre contrat |
| Archivage | Vos données personnelles peuvent également être conservées plus longtemps pour d’autres finalités, par exemple pour se conformer à nos obligations légales (ex. obligations comptables et fiscales) ou pour pouvoir présenter certaines informations comme preuve juridique dans le cadre d’un litige. L’accès aux données archivées est limité. |
Sécurité de vos données
Nous mettons tout en œuvre pour prendre les mesures de sécurité organisationnelles et techniques appropriées et nécessaires à la protection de vos données et au respect de votre vie privée, notamment afin d’éviter la perte, l’utilisation illicite ou la modification des informations que nous recueillons.
Notre personnel ayant accès à vos données est sensibilisé au fait qu’il traite des données protégées par la loi et son accès aux données est limité à ce qui est nécessaire pour s’acquitter correctement de ses tâches.
Description de vos droits et procédure pour les exercer
Votre droit d’accès et de rectification
Conformément à la règlementation vie privée, vous disposez d’un droit d’accès à vos données. Vous avez également le droit de nous demander de corriger les informations inexactes vous concernant ou de compléter les informations incomplètes.
Votre droit de retirer votre consentement :
Si le traitement de vos données personnelles est basé sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment.
Votre droit d’opposition
A tout moment et sans justification, vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données pour du marketing direct.
Votre droit à l’oubli
Vous avez également le droit de demander à ce que vos données soient totalement supprimées de notre base de données dans les cas énumérés par la loi.
Votre droit à la limitation du traitement
En cas de contestation relative au traitement de vos données, vous pouvez demander la limitation du traitement de vos données. Dans ce cas, nous n’utiliserons plus vos données tant que la contestation n’aura pas été résolue.
Votre droit à la portabilité de vos données
Vous pouvez demander la portabilité des données que vous nous avez communiquées. Dans ce cas, nous les transférerons au destinataire de votre choix.
Exercice de vos droits
Vous devez nous adresser une demande écrite. Nous nous réservons le droit de vous demander de nous fournir une preuve de votre identité (afin d’éviter que nous ne divulguions vos données à d’autres personnes).
Vous pouvez vous adresser à l’adresse suivante : Fedagrim asbl, Avenue Jules Bordet 164 bte 4, 1140 Bruxelles, à l’attention du département « Privacy» ou par email à l’adresse privacy@fedagrim.be
Si vous nous demandez ces informations sous format électronique, sauf contre-ordre de votre part, nous vous répondrons par voie électronique également.
Conformément à la règlementation vie privée, votre demande sera traitée dans les trente jours, à partir du moment où nous sommes en possession de tous les éléments nécessaires au traitement de votre demande. Si votre demande est complexe, ce délai peut être prolongé de deux mois maximum, mais nous vous en informerons préalablement.
Pour plus d’informations sur notre politique de protection des données ou pour toute réclamation concernant votre vie privée, vous pouvez nous écrire à l’adresse mentionnée ci-dessus.
Vous disposez également toujours d’un recours auprès de l’Autorité de protection des Données, à l’adresse Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, ou par email adressé à contact@apd-gba.be